用Outlook管理邮件

 

 

用Outlook管理邮件

 

用Outlook这样的软件管理邮件有两个重点：

一是处理大量未读邮件

二是管理大量已处理过的邮件

 

先说第一点。对于一个邮件不多的人来说，并没有太多的管理接收邮件的需要，只要常常往收件箱瞟两眼就行了。而对于邮件比较多的人，这个功能就比较必须。

这个功能涉及到：筛出和删除垃圾邮件；区分出以后可以不管的邮件和还需要再看一遍的邮件（这其中包括：邮件太长一次看不完的；需要较长回复的；邮件中的任务需要完成的，等等）；筛出低信息量的邮件

Outlook的垃圾邮件筛选很好用，比163之流强很多。

目前新邮件到达之后，我会立刻看是否能在半分钟内看完并处理。如果在半分钟内可以看完并处理就处理此邮件，否则就标记上等待完成。

低信息量的邮件必须和其它邮件分开，以免增加寻找正常邮件难度。

 

再说第二部分，管理

管理邮件的最核心就是搜索。有了全文搜索之后，管理邮件的压力实际已经大大减轻。但是有的时候单纯搜索的结果还是太多，这时候就需要在接收邮件之后对邮件做出分类，以利于目后的搜索。

所以，分类，主要是便利以后；而不是便利当前。如果某些邮件你永远不可能再看第二遍，这样的邮件就不要分类。即使不想删，也直接扔到一个文件夹中就已足够。

 

我目前的体系是这样的：

收件箱只存放比较有意义的邮件，和不太能明显分类的，需要手工分类的邮件。

通知性的邮件，一般没有太多保存的价值，直接归到"其它"文件夹中，不在收件箱中保留。自动存档时删除。

邮件列表这样的邮件单独分到一个文件夹，因为它们有一个独有属性。

 

已使用 Microsoft OneNote 2010 创建
一个用于存放所有笔记和信息的位置